NEGOCIERE ȘI ÎNCHEIEREA CONTRACTELOR ÎN MEDIUL DE AFACERI

Negocierea contractelor în mediul de afaceri contemporan este o activitate inerentă avocaturii de consultanță, devenind tot mai frecventă în cadrul relațiilor cu clienții. Prin urmare, articolul de față urmărește să prezinte conceptele de negociere și încheiere a contractelor în mediul de afaceri și să evidențieze importanța pe care avocatul o are în acest proces.

Negocierea contractelor. Ce este negocierea?

Negocierea reprezintă procesul prin care se pun în discuție interesele părților implicate și se încearcă luarea deciziilor care să aibă drept scop satisfacerea intereselor tuturor părților. Negocierea nu este și nici nu ar trebui privită ca fiind o competiție, ci mai degrabă ca pe o oportunitate de a rezolva anumite probleme, de a satisface interesele și nevoile tuturor părților implicate, chiar dacă nu în totalitate, dar și ca un punct de plecare în vederea construirii și menținerii unor relații pe termen lung între părți. O abordare competitivă poate aduce câștiguri pe termen scurt, însă o abordare colaborativă poate contribui la stabilirea de parteneriate pe termen îndelungat. Prin cooperare și prin concesii reciproce părțile pot să atingă rezultatele care să le profite.

Trăsăturile negociatorului de succes

Este important de reținut că negocierea implică deținerea unor calități personale ale părților din proces. Fără a ne limita, considerăm că un bun negociator trebuie să aibă:

• Abilitatea de a comunica eficient. Exprimarea clară și concisă, dar și capacitatea de ascultare cu atenție a partenerului de afaceri sunt esențiale în acest proces;
• Abilitatea de a fi empatic. Empatia este o calitate care trebuie să primeze în negocieri, întrucât permite identificarea problemelor și ajungerea la soluții avantajoase pentru toate părțile implicate;
• Capacitatea de a gestiona conflictele. Negociatorul trebuie să știe cum să trateze diferitele opinii și conflicte într-un mod constructiv și să găsească soluții optime pentru toate părțile implicate;
• Cunoștințe vaste și pregătire în domeniu. O pregătire exhaustivă și buna înțelegere a subiectului negociat sunt esențiale pentru a putea negocia cu succes.

Considerăm că un avocat este cel mai în măsură să poarte negocieri alături de clientul său, deoarece acesta nu cunoaște doar afacerea clientului, ci și consecințele juridice pe care le implică o eventuală acceptare a propunerilor partenerului de afaceri. Cunoscând riscurile pe care le implică o eventuală acceptare a unor interese ale partenerului, avocatul va ști ce să ceară, cum să ceară și în ce măsură să concesioneze cu partenerul. Pe lângă acestea, obiectivitatea și vasta experiență a avocaților aduc o mai mare putere de negociere la masă.

Încheierea contractelor

Conform articolului 1182 din Codul Civil ”Contractul se încheie prin negocierea lui de către părți sau prin acceptarea fără rezerve a unei oferte de a contracta”. De cele mai multe ori întâlnirea ofertei de a contracta cu acceptarea acesteia implică un proces anevoios care succedă unui lung proces de negocieri. Rezultatul negocierii îl reprezintă contractul, însă încheierea acestuia are loc doar dacă negocierea a fost de succes. Indiferent de rezultatul acestui proces, există anumite principii și obligații care trebuie să fie respectate atât pe durata negocierilor, cât și la încheierea contractului:

1. Principiul libertății. Libertatea de a contracta este prevăzută la articolul 1169 din Codul Civil – ”Părțile sunt libere să încheie orice contracte și să determine conținutul acestora, în limitele impuse de lege, de ordinea publică și de bunele moravuri”, precum și la articolul 1183 (1) – ”Părțile au libertatea inițierii, desfășurării și ruperii negocierilor și nu pot fi ținute răspunzătoare pentru eșecul lor”. În baza acestui principiu menționăm că libertatea contractuală nu este absolută, ci cunoaște anumite limite care sunt menite să protejeze interesele generale ale societății și să prevină abuzurile sau practicile injuste. Într-adevăr, părțile au dreptul să își aleagă partenerii de negocieri, dreptul de a întrerupe negocierile sau de a refuza încheierea unor contracte care nu le sunt avantajoase, însă cu respectarea anumitor obligații, spre exemplu buna-credință;
2. Principiul bunei-credințe. Articolul 1170 din Codul Civil spune că ”Părțile trebuie să acționeze cu bună-credință atât la negocierea și încheierea contractului, cât și pe tot timpul executării sale. Ele nu pot înlătura sau limita această obligație”. De asemenea la articolul 1183 se prevede că ”(2) Partea care se angajează într-o negociere este ținută să respecte exigențele bunei-credințe. Părțile nu pot conveni limitarea sau excluderea acestei obligații. (3) Este contrară  exigențelor bunei-credințe, între altele, conduita părții care inițiază sau continuă negocieri fără intenția de a încheia contractul”. Așadar, inițierea unei negocieri fără intenția de a încheia contractul, ci poate doar pentru a obține anumite informații confidențiale spre exemplu, poate fi considerată o încălcare a obligației de bună-credință și va atrage răspunderea pentru prejudiciul cauzat celeilalte părți. În analiza bunei-credințe care este atât un principiu, cât și o obligație pe care părțile trebuie să o respecte, trebuie să amintim și de noțiunea de abuz de drept care este reglementată de Codul Civil la articolul 15: ”Niciun drept nu poate fi exercitat în scopul de a vătăma sau păgubi pe altul ori într-un mod excesiv și nerezonabil, contrar bunei-credințe”. Spre exemplu, o întrerupere intempestivă a negocierilor poate fi văzută ca o formă a abuzului de drept;
3. Obligația de confidențialitate în negocierile precontractuale. Articolul 1184 din Codul civil prevede că atunci ”Când o informație confidențială este comunicată de către o parte în cursul negocierilor, cealaltă parte este ținută să nu o divulge și să nu o folosească în interes propriu, indiferent dacă se încheie sau nu contractul. Încălcarea acestei obligații atrage răspunderea părții în culpă”. Așadar, este important de știut că informațiile obținute în etapa negocierilor au caracterul unor informații confidențiale. O atare calificare a informațiilor are rolul de a proteja interesele fiecărei părți, dar și de a asigura integritatea procesului de negociere;
4. Obligația de informare precontractuală. Această obligație reiese din reglementarea dolului, ca viciu de consimțământ. Textul de lege prevede că există obligația de informare a celeilalte părți cu privire la ”împrejurări pe care se cuvenea să i le dezvăluie”. Așadar, pe parcursul negocierilor, părțile trebuie să se asigure că furnizează toate informațiile importante pentru viitorul contract și să se asigure că interlocutorul a receptat în mod corect aceste informații;
5. Alte obligații precontractuale. Pentru a organiza în mod eficient negocierea, părțile pot să stabilească anumite obligații care să guverneze acest proces cum ar fi cea de exclusivitate a negocierilor sau de a suporta anumite cheltuieli.

Oferta și acceptarea

În unele cazuri, formarea unui contract are loc prin acceptarea unei oferte de a contracta așa cum a fost formulată, însă, așa cum am menționat anterior, în majoritatea situațiilor, formarea contractului implică o serie de negocieri care presupun numeroase schimburi de oferte referitoare la viitorul contract.

Potrivit articolului 1182 (2) din Codul Civil ”Este suficient ca părțile să se pună de acord asupra elementelor esențiale ale contractului, chiar dacă lasă unele elemente secundare spre a fi convenite ulterior ori încredințează determinarea acestora unei alte persoane”. Așadar, cele care au importanță deosebită pentru perfectarea contractului sunt elementele esențiale. Spre exemplu, în cadrul unui contract de vânzare dacă sunt stabilite prețul și bunul care se vinde, atunci perfectarea contractului poate avea loc în mod valabil deoarece acestea sunt elementele esențiale. Menționăm că pot exista situații în care, pe parcursul negocierilor, o parte insistă să se ajungă la un acord cu privire la un anumit element, astfel că acesta devine esențial pentru încheierea contractului, așa cum reiese și din articolul 1185 Cod Civil: ”Atunci când, în timpul negocierilor, o parte insistă să se ajungă la un acord asupra unui anumit element sau asupra unei anumite forme, contractul nu se încheie până când nu se ajunge la un acord cu privire la acestea”. Un exemplu în acest sens ar putea fi cel în care la încheierea unui contract de vânzare cumpărătorul dorește ca prețul să fie plătit doar la un anumit termen și insistă asupra acestui fapt. Pe durata negocierilor, asistarea părților de către avocații lor ar facilita procesul de negociere, întrucât aceștia au capacitatea de a identifica și clarifica elementele esențiale ale contractului prefigurat de către părți.

Oferta de a contracta. Condiții.

Conform articolului 1188 din Codul Civil ”O propunere constituie ofertă de a contracta dacă aceasta conține suficiente elemente pentru formarea contractului și exprimă intenția ofertantului de a se obliga în cazul acceptării ei de către destinatar”.

Din textul de lege se desprind următoarele condiții pe care trebuie să le îndeplinească oferta:

1. Oferta trebuie să fie completă adică să fie aptă să conducă la încheierea contractului prin incorporarea în aceasta a tuturor elementelor necesare contractului;
2. Oferta trebuie să fie serioasă adică aceasta trebuie să fie reală, iar nu dată în glumă, trebuie să fie conștientă și neviciată;
3. Oferta trebuie să fie fermă adică să fie exprimată cu intenția ofertantului de a se angaja în ipoteza acceptării acesteia de către destinatar;
4. Oferta trebuie să fie adresată unei persoane determinate, întrucât o ofertă adresată unor persoane nedeterminate nu are natură juridică de ofertă decât în mod excepțional, atunci când acest lucru rezultă din lege, din uzanțe sau, în mod neîndoielnic, din împrejurări. În caz contrar, o astfel de ofertă ar putea fi considerată o propunere de ofertă sau o intenție de negociere.

Acceptarea ofertei de a contracta. Condiții.

Conform articolului 1196 din Codul Civil ”Orice act sau fapt al destinatarului constituie acceptare dacă indică în mod neîndoielnic acordul său cu privire la ofertă, astfel cum aceasta a fost formulată, și ajunge în termen la autorul ofertei”. Așadar, acceptarea trebuie să fie:

1. Neîndoielnică adică trebuie să exprime neîndoielnic dorința destinatarului de a se angaja prin contractul propus;
2. Conformă cu oferta adică acceptarea ofertei trebuie să fie integrală, fără rezerve și fără propuneri de modificare a anumitor clauze;
3. Să nu fie tardivă adică oferta trebuie acceptată în interiorul termenului de acceptare.

Pe lângă condițiile menționate mai sus, oferta de a contracta, precum și acceptarea acesteia trebuie să fie emise în forma cerută de lege pentru încheierea valabilă a contractului și să îndeplinească toate condițiile generale de fond ale oricărui act juridic. Redactarea ofertei și a acceptării ofertei sunt procese importante în negocierea și încheierea unui contract și necesită atenție la detalii pentru a asigura corectitudinea și claritatea clauzelor contractuale. Avocații sunt, de regulă, implicați în redactarea și analiza acestor documente pentru a se asigura că sunt conforme cu legea și că protejează interesele clienților lor.

În ceea ce privește redactarea ofertei de a contracta, avocatul acordă importanță anumitor aspecte precum cele care se referă la:

• Identificarea părților: Oferta trebuie să identifice clar cine are calitatea de ofertant și cine are calitatea de beneficiar al ofertei, cu precizarea că e important ca beneficiarul să fie o persoană determinată;
• Descrierea serviciilor sau bunurilor oferite: Oferta trebuie să specifice în mod clar serviciile sau bunurile care fac obiectul contractului. Aceasta ar trebui să includă detalii specifice despre ceea ce este oferit, cantitatea, calitatea și orice alte aspecte relevante;
• Termenii și condițiile ofertei: Oferta trebuie să includă toți termenii și condițiile care guvernează contractul propus, iar avocatul va întocmi clauzele având în vedere interesele clientului său. Acești termeni ar trebui să fie clari, conciși și să acopere aspecte importante precum prețul, termenii de plată, termenii de livrare sau executare, garanții, limitări de răspundere etc.
• Durata ofertei: Dacă oferta are o valabilitate limitată în timp, aceasta trebuie specificată în mod clar în document. Menționăm că, în conformitate cu articolul 1191 din Codul Civil, oferta este irevocabilă ”de îndată ce autorul ei se obligă să o mențină un anumit termen” precum și atunci ”când poate fi considerată astfel în temeiul acordului părților, al practicilor statornice între acestea, al negocierilor, al conținutului ofertei sau al uzanțelor”.
• Forma și modul de acceptare: Oferta poate specifica modalitățile și formele de acceptare a ofertei. Acest lucru poate include, de exemplu, acceptarea în scris, prin e-mail sau prin semnătură.

În ceea ce privește acceptarea ofertei, avocatul acordă importanță unor aspecte precum cele referitoare la:

• Clauzele contractuale și confirmarea acestora: Avocatul împreună cu clientul său analizează cu atenție care sunt termenii și condițiile stabilite în oferta primită, dacă corespund intereselor clientului sau dacă există loc de îmbunătățiri. În caz de acord total, pentru a fi conformă cu legea, acceptarea ofertei trebuie să fie făcută fără rezerve, adică destinatarul să fie întru totul de acord cu cele stipulate în oferta de a contracta. Acceptarea necorespunzătoare a ofertei este reglementată la articolul 1197 din Codul Civil care spune că ” Răspunsul destinatarului nu constituie acceptare atunci când: a) cuprinde modificări sau completări care nu corespund ofertei primite; b) nu respectă forma cerută anume de ofertant; c) ajunge la ofertant după ce oferta a devenit caducă”. Așadar, în ipoteza în care, spre exemplu, destinatarul ofertei include o modificare în ceea ce privește oferta, aceasta va avea natura unei contra-oferte, contractul nefiind încheiat. Schimbul de contra-oferte guvernează procesul negocierilor până se ajunge la un consens cu privire la toate aspectele dorite de către părți;
• Identificarea clauzelor care prezintă risc pentru client: Trebuie analizate în detaliu clauzele standard neuzuale care se doresc a fi parte din contractul propus de către ofertant. Conform articolului 1203 din Codul Civil, ”Clauzele standard care prevăd în folosul celui care le propune limitarea răspunderii, dreptul de a denunța unilateral contractul, de a suspenda executarea obligațiilor sau care prevăd în detrimentul celeilalte părți decăderea din drepturi ori din beneficiul termenului, limitarea dreptului de a opune excepții, restrângerea libertății de a contracta cu alte persoane, reînnoirea tacită a contractului, legea aplicabilă, clauze compromisorii sau prin care se derogă de la normele privitoarea la competența instanțelor judecătorești nu produc efecte decât dacă sunt acceptate, în mod expres, în scris, de cealaltă parte”. Avocatul clarifică conținutul acestor clauze clientului său, astfel încât acesta să înțeleagă toate riscurile pe care și le va asuma în ipoteza în care ar fi de acord cu oferta primită;
• Notificarea ofertantului: Acceptarea ofertei ar trebui să fie comunicată ofertantului în conformitate cu modalitățile stabilite în ofertă și să fie acceptată în termenele stabilite sau prevăzute de lege.

Momentul și locul încheierii contractului

Conform articolului 1186 din Codul Civil, ”(1) Contractul se încheie în momentul și în locul în care acceptarea ajunge la ofertant, chiar dacă acesta nu ia cunoștință de ea din motive care nu îi sunt imputabile. (2) De asemenea, contractul se consideră încheiat în momentul în care destinatarul ofertei săvârșește un act sau un fapt concludent, fără a-l înștiința pe ofertant, dacă, în temeiul ofertei, al practicilor statornice între părți, al uzanțelor sau potrivit naturii afacerii, acceptarea se poate face în acest mod”.

Momentul încheierii contractului prezintă importanță deoarece de la acest moment contractul începe să își producă efectele, drepturile și obligațiile părților devenind scadente. De asemenea, în funcție de acest moment se verifică îndeplinirea condițiilor de validitate a contractului.

În funcție de locul încheierii contractului se determină care este instanța competentă teritorial să judece litigiile care se nasc în legătură cu respectivul contract, iar în cazul contractelor încheiate cu elemente de extraneitate, prin locul încheierii contractului se stabilește legea aplicabilă acestora.

Soluționarea disputelor prin negociere

În ipoteza  unui contract cu privire la care părțile nu se mai înțeleg, se ajunge de cele mai multe ori la rezolvarea conflictului în fața instanțelor judecătorești. Avocații părților au obligația de a recomanda clienților soluțiile potrivite pentru antamarea unui conflict. Considerăm că alegerea căii de a soluționa un conflict în fața instanțelor judecătorești are de cele mai multe ori impact negativ asupra relației de afaceri, ducând în final la întreruperea acesteia. Este esențial pentru menținerea unei relații comerciale ca disputele să fie soluționate pe cale amiabilă de către partenerii contractuali. Astfel, în eventualitatea în care părțile unui contract, ca urmare a schimbării intereselor sau ca urmare a schimbării unor circumstanțe referitoare la executarea contractului, nu se mai înțeleg, există posibilitatea ca acestea să renegociere conținutul clauzelor care generează conflictul. De asemenea, chiar și Codul Civil impune obligativitatea existenței unei negocieri în anumite situații. Spre exemplu, în materia impreviziunii reglementată la articolul 1271 se statuează că printre obligațiile părților în ceea ce privește posibilitatea acestora de a se adresa instanțelor judecătorești se enumeră și cea prin care ”debitorul a încercat, într-un termen rezonabil și cu bună-credință, negocierea adaptării rezonabile și echitabile a contractului”.

Așadar, considerăm că, deși are caracter de excepție în ceea ce privește modalitățile de soluționare a conflictelor, soluția negocierii are un impact pozitiv asupra relației de afaceri și este menită să aducă plus valoare acesteia.

Considerăm că un rol important în procesul de negociere, încheiere a contractelor și de aplicare a acestora îl au atât consultanța, cât și asistența juridică oferită de către avocați. Aceștia din urmă, prin expertiza în negocieri și prin cunoștințele specializate în drept, reușesc să identifice punctele-cheie și să negocieze alături de clienți pentru a obține rezultate cât mai avantajoase.